ปัญหาการสื่อสารภายในองค์กร ที่มักพบบ่อย❗
ปัญหาการสื่อสารภายในองค์กร ที่มักพบบ่อย❗
องค์กรคงประสบกับความยากลำบากหรือความอึดอัดในการที่จะเปลี่ยนแปลงอะไรก็ตาม หากขาดการสื่อสารภายในที่ดีเพียงพอ ทั้งนี้เพื่อให้บุคลากรขององค์กรเกิดความเข้าใจ เห็นภาพเดียวกัน จนเกิดทัศนคติหรือพฤติกรรมที่เป็นไปตามที่องค์กรคาดหวังและสนับสนุนต่อวิสัยทัศน์ขององค์กร การสื่อสารภายในจึงเป็นเรื่องที่มีความสำคัญมาก
ท่านผู้อ่านที่เป็นเจ้าของกิจการ ผู้บริหาร หรือ พนักงานเคยรู้สึกแปลกใจไหมว่าทุกวันนี้เรามีเทคโนโลยีการสื่อสารมากมายที่เข้ามาช่วยให้การติดต่อระหว่างกันมีความง่าย สะดวกและรวดเร็วมากขึ้น เรามีอินเตอร์เน็ตความเร็วสูง มือถือ มีอีเมล์ ระบบคอมพิวเตอร์ภายในองค์กร และปัจจุบันเรามีโปรแกรมสนทนาที่เรียกว่า LINE เข้ามามีส่วนพัวพันกับการสื่อสารเรื่องต่าง ๆ ในชีวิตเรามากขึ้น แต่กลับกลายเป็นว่าการสื่อสารภายในองค์กรของเรากลับไม่ได้ดีขึ้นตามเทคโนโลยีที่ก้าวหน้าขึ้นในระดับที่ทัดเทียมกันสักเท่าไหร่
วันนี้อยากลองให้ท่านผู้อ่านลองนึกภาพองค์กรของท่านดูสิว่าทุกวันนี้ยังคงประสบกับปัญหาการสื่อสารภายในองค์กรทั้ง 11 ประการนี้อยู่หรือไม่
1.ไม่สื่อสารปัญหาอย่างตรงไปตรงมา
พบว่าปัญหาการสื่อสารภายในที่พบเจอบ่อยครั้งและเป็นเหมือนวัฒนธรรมองค์กรของประเทศไทย คือ เวลาที่เรามีปัญหาอะไรเกิดขึ้น เรามักไม่หยิบยกปัญหาเหล่านั้นมานั่งพูดคุยปรึกษากันอย่างตรงไปตรงมา เราเลือกที่จะเก็บซุกซ่อนปัญหาไว้ ทำเพิกเฉย จนหลายครั้งปัญหาลุกลาม จากปัญหาเพียงเล็กน้อยกลับกลายเป็นปัญหาใหญ่ที่สร้างผลกระทบและยากที่จะแก้ไข เช่น พนักงานขายหน้าร้านมีปัญหาการให้บริการกับลูกค้าบางท่าน อาจเป็นเพียงเรื่องความสับสนในขั้นตอนการให้บริการ แทนที่เมื่อเกิดปัญหาแล้ว จะเอาสิ่งที่เกิดขึ้นมานั่งวิเคราะห์พูดคุยกันภายในองค์กรเพื่อปรับระบบหรือสร้างความเข้าใจให้ตรงกัน
พนักงานคนนั้นกลับเลือกที่จะเก็บเงียบปัญหาไว้ ไม่มีการรายงานปัญหาให้หัวหน้าหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทราบ เวลาผ่านไปไม่นานองค์กรกลับพบว่าลูกค้าที่ไม่พอใจนำเรื่องที่เกิดขึ้นไปเขียนโพสต์ไว้ตามสื่อสังคมออนไลน์ กระจายไปในวงกว้าง สร้างภาพลักษณ์ที่ไม่ดีให้กับบริษัท จนชื่อเสียงบริษัทย่อยยับไปนักต่อนัก
การที่คนในองค์กรไม่สื่อสารปัญหากันอย่างตรงไปตรงมา อาจเกิดจากวัฒนธรรมของสังคมเราที่ไม่กล้าพูด ไม่กล้าแสดงความคิดเห็นที่แตกต่าง กลัวจะเสียหน้า เสียฟอร์ม กลัวไม่เป็นที่รักของเพื่อนฝูง ยึดความสัมพันธ์มากกว่าผลลัพธ์จากการทำงาน การเคารพผู้ที่อาวุโสกว่า ห้ามเถียง ห้ามคัดค้าน ต้องเชื่อฟังคำสั่ง เวลาที่จะแสดงความคิดเห็นหรือเหตุผลที่แตกต่างก็มักจะถูกตำหนิว่าก้าวร้าว ไม่ให้เกียรติ โดยที่ยังไม่ได้ฟังสิ่งที่เด็กกำลังจะให้เหตุผลของเขา
สิ่งที่ฝังรากลึกในความเชื่อเหล่านี้ทำให้บางองค์กรมีปัญหาซุกซ่อนไว้เป็นจำนวนมาก เวลาที่สะบัดพรมขึ้นมาทีฝุ่นจึงตลบอบอวลไปทั่วองค์กร เมื่อไม่สื่อสารปัญหาอย่างตรงไปตรงมา ก็เท่ากับว่าปล่อยปัญหาเหล่านั้นทิ้งไว้ องค์กรก็มีสภาพไม่ต่างจากคนอมโรค แล้วจะมีแรงเพียงพอสำหรับพัฒนาขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้าได้อย่างไร
2.ปัญหาการแสดงพฤติกรรมการสื่อสารที่ไม่สร้างสรรค์
หลายคนที่ต้องทำงานประสานงานร่วมกัน กลับมีวิธีการสื่อสารที่แสดงออกถึงพฤติกรรมการสื่อสารที่ไม่สร้างสรรค์ ไม่เหมาะสมกับการสร้างความร่วมมือ เช่น การใช้คำพูด น้ำเสียง ท่าทาง อากัปกิริยาที่สร้างความขุ่นข้องหมองใจให้กัน ไม่ให้เกียรติ ไม่เคารพศักดิ์ศรี และทำให้อีกฝ่ายรู้สึกต่ำต้อย
ถ้าท่านผู้อ่านนึกภาพไม่ออกว่าพฤติกรรมการสื่อสารที่ไม่สร้างสรรค์เป็นอย่างไร ก็ลองจินตนาการถึงภาพของการไปติดต่อหน่วยงานราชการสมัยก่อน ที่มักเจอข้าราชการพูดจาไม่ดี น้ำเสียงดุดัน ชักสีหน้า ทำท่าน่าเบื่อและไม่สนใจตอบคำถามเราเวลาที่เราสงสัยและถามอะไรเกี่ยวกับขั้นตอนและเอกสารของทางราชการที่เยอะแยะมากมายจนน่าปวดหัว แต่น้ำเสียงของเขาจะดังขึ้นมาทันที แสดงท่าทางออกมาอย่างเกรี้ยวกร้าวเวลาที่เราทำอะไรงก ๆ เงิน ๆ ผิดพลาดเนื่องจากเราไม่เข้าใจในสิ่งที่เขาพูด จนบางครั้งเราก็สงสัยว่าทำไมเขาต้องโกรธเราขนาดนั้นทั้งที่เราก็ไม่ได้ไปเผาบ้านเขาสักหน่อย
การแสดงพฤติกรรมการสื่อสารที่ไม่สร้างสรรค์ที่ปรากฏในหน่วยงานราชการสมัยก่อนตามที่ผมยกตัวอย่างเมื่อสักครู่นี้เริ่มพบเห็นน้อยลง เพราะระบบราชการของไทยก็ได้นำระบบการบริการโดยเฉพาะการปลูกฝังวิธีคิดของผู้ให้บริการในภาคเอกชนเข้ามาเป็นตัวอย่างซึ่งนับว่าเป็นการเปลี่ยนแปลงในทางที่ดี เพราะทุกวันนี้สังคมโลกพยายามส่งเสริมให้คนเห็นคุณค่าของความเป็นคน เคารพในศักดิ์ศรีของเพื่อนมนุษย์ ยอมรับในความแตกต่างของกันและกัน ซึ่งสิ่งนี้เป็นสิ่งที่สวยงาม เพราะเรายังคงมีเลือดเนื้อและจิตใจที่หุ่นยนต์ยังเข้ามาแทนที่ไม่ได้ เรียกมันว่า ความเห็นอกเห็นใจกันในฐานะของเพื่อนมนุษย์
3.ปัญหาการสื่อสารไม่ครบถ้วน ขาดความชัดเจน
ปัญหานี้เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นอยู่เสมอในระหว่างการทำงานติดต่อประสานงานระหว่างกัน เกิดขึ้นมาจากหลายสาเหตุ ตั้งแต่กระบวนการรับสารตั้งตนที่ไม่ครบถ้วนอันเกิดจากขาดความสนใจเอาใจใส่ หรือการมีพื้นฐานความรู้ในเรื่องนั้นๆ ไม่ดีเพียงพอในการสร้างความเข้าใจให้ตนเอง ขนาดตนเองยังไม่เข้าใจสิ่งเหล่านั้นเพียงพอแล้ว เมื่อเวลาต้องไปสื่อสารให้คนอื่นทราบก็ยิ่งจะสับสนกันไปใหญ่ กลายเป็นว่ารู้ครึ่งหนึ่งคิดเองอีกครึ่งหนึ่ง ยิ่งสื่อสารยิ่งเพี้ยนไปกันใหญ่ เพราะโดยธรรมชาติแล้วมนุษย์เราจะสื่อสารเรื่องต่างๆ ออกไปโดยอิงกับความรู้และประสบการณ์เดิมที่ตนเองคุ้นเคยมาก่อน และมักมีสมมติฐานในใจว่าคนอื่นก็รู้ ก็เคยผ่านประสบการณ์แบบที่ตนเองมี
พูดแค่นี้น่าจะรู้เรื่องไม่เห็นต้องให้อธิบายอะไรให้ยืดยาวเสียเวลาเลย ซึ่งในความเป็นจริงคนอื่นอาจไม่มีพื้นฐานเรื่องนั้นมาเลยก็เป็นไปได้ ปัญหานี้ผมมักพบเจอกับหน่วยงานที่ต้องอาศัยความเชี่ยวชาญเฉพาะเช่นฝ่าย IT ฝ่ายบัญชี และฝ่ายกฎหมาย ที่มักสื่อสารแบบสั้นๆ ด้วยศัพท์เฉพาะที่คนในหน่วยงานเขาใช้สื่อสารแบบง่ายก็เข้าใจตรงกันแล้ว แต่เมื่อต้องไปสื่อสารกับหน่วยงานอื่นที่ไม่ได้มีพื้นความรู้ด้านต่างๆ ดังที่ได้กล่าวมา การสื่อสารที่เกิดขึ้นระหว่างกันจึงกลายเป็นการสื่อสารที่ไม่ครบถ้วน ไม่ชัดเจน จนนำไปสู่การปฏิบัติที่ผิดพลาดและสร้างความเบื่อหน่ายในการติดต่อประสานงานระหว่างกัน
4.ปัญหาการสื่อสารทางเดียว และขาดการมีส่วนร่วม
มักพบในระหว่างการสื่อสารภายในองค์กรที่เกิดขึ้นกับระดับบริหารและระดับปฏิบัติการ โดยผู้บริหารหรือหัวหน้ามักมีวิธีการสื่อสารแบบแจ้งให้ทราบเพื่อให้คนอื่นปฏิบัติตามที่สั่งลงมา โดยลืมไปว่าคนทำงานทุกคนจะอยากให้ความร่วมมือปฏิบัติตามสิ่งที่บอกลงมาเมื่อพวกเขารู้สึกว่าวิธีการหรือนโยบายดังกล่าวนั้นพวกเขาได้มีส่วนร่วมในการกำหนดชะตาชีวิตตนเอง ไม่มีมนุษย์คนไหนชอบอยู่ในสภาวการณ์แบบการกดขี่หรือถูกบังคับ
ทั้งนี้จากการที่พวกเราทุกคนรู้อยู่แล้วว่ามนุษย์มีศักดิ์ศรีและต้องการรักษามันไว้ยิ่งกว่าสิ่งใด การสื่อสารทางเดียวโดยขาดการมีส่วนร่วมถือเป็นหนึ่งในวิธีการลดทอนศักดิ์ศรีของคนที่ต้องทำงานร่วมกัน ในทางกลับกันการสื่อสารแบบมีส่วนร่วม คือ การรับฟัง การให้โอกาสในการแสดงความคิดเห็นไม่ว่าจะเห็นด้วยหรือคัดค้าน การให้เขาได้ช่วยเสนอแนะหนทางออกของการแก้ไขปัญหา ล้วนแต่ทำให้คนรู้สึกถึงการมีส่วนร่วม ความจริงใจของการอยู่ร่วมกัน เขาจะยิ่งให้ความร่วมมือ
5.ปัญหาการเลือกช่องทางและวิธีการสื่อสารที่ผิดพลาด
ทั้งนี้การสร้างความร่วมมือ สร้างความเข้าใจในการสื่อสารภายในองค์กร ผู้ที่ส่งสารควรตระหนักถึงความเหมาะสมในการเลือกช่องทางการสื่อสารให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ เพราะปัญหาการสื่อสารภายในองค์กรข้อที่ 5 พบว่า หลายเรื่องควรมีการประชุมเพื่อสร้างความเข้าใจ เรากลับเลือกวิธีการส่งอีเมล์ ซึ่งเหมาะสมกับการแจ้งข่าวสารมากกว่าสร้างการมีส่วนร่วม หรือบางครั้งเรื่องไม่สำคัญ แค่แจ้งให้รับรู้ก็อาจเลือกวิธีการส่งอีเมล์ก็เพียงพอจะได้ไม่เสียเวลา
6.หัวหน้ากับลูกน้องไม่คุยกัน
หัวหน้าบางคนไม่รู้ว่าจะคุยอะไรกับลูกน้อง ก็เลยเงียบๆ กันไป ลูกน้องเองก็ไม่เคยคิดจะถามอะไรเลย จึงส่งผลให้ต่างคนต่างนั่งเงียบ ต่างทำงานกันไปเรื่อยๆ ดังนั้น เรื่องราวหรือปัญหาต่างๆ ของฝ่ายตนเอง จะอาศัยฝ่ายอื่น มาบอกว่ามีข่าวคราวอะไรบ้าง ซึ่งคนที่บอก บางครั้งก็บอกถูกบ้าง ผิดบ้าง ปัญหาก็ตามมาอีก
7.หัวหน้าคิดไปเองว่าลูกน้องรู้แล้ว
กรณีนี้หัวหน้าจะคิดไปเองว่า สิ่งที่หัวหน้ารู้ ลูกน้องก็ต้องรู้ จึงไม่จำเป็นต้องบอกก็ได้ ผลก็คือ ลูกน้องก็ยังไม่รู้อยู่ดีว่าองค์กรมีนโยบาย หรือมีการเปลี่ยนแปลงอะไรเกิดขึ้นบ้าง หรือในกรณีผลงานลูกน้องออกมา ไม่ได้ตามแผนงานหรือเป้าหมายที่ตั้งไว้ ก็ไม่เคยบอกลูกน้องเลย ปล่อยให้ลูกน้องตรัสรู้เอาเอง เพราะคิดว่าแค่นี้ก็น่าจะรู้ตัวเองอยู่แล้ว แต่ลูกน้องบางคนก็ไม่รู้ ผลที่ตามมา คือ หัวหน้าก็จะไม่พอใจลูกน้องตลอดเวลา เพราะไม่เคยรู้เลยว่า ผลงานที่ออกมาไม่ดี แต่ฝั่งลูกน้องก็คิดว่า เพราะลูกพี่ไม่เคยบอกอะไรเลย ว่าตนเองทำอะไรไม่ดีไปบ้าง แสดงว่าสิ่งที่ทำมานั้นดีทุกอย่าง เพราะไม่ได้รับ Feedback จากหัวหน้านั่นเอง ปัญหาก็เกิดขึ้นทันทีในการบริหารงานภายใน
8.ปัญหาช่องว่างระหว่างวัย
ปัญหานี้มีผลต่อการสื่อสารกันภายในองค์กรอย่างมาก ผู้บริหารระดับสูงๆ ที่เติบโตมาในยุคสมัยหนึ่ง ก็ต้องการให้ผู้น้อยเข้าหาแบบสุภาพ จะพูดจะจาอะไร ก็ต้องใช้คำพูดที่แสดงถึงความเป็นผู้ดีมีตระกูล ภาษาก็ต้องเลือกภาษาที่เป็นทางการสุภาพ จะเขียนจดหมาย หรือบันทึกก็ต้องมีคำขึ้นต้นลงท้ายที่ถูกต้อง ฯลฯ แต่เด็กสมัยใหม่นี้ จะสื่อสาร หรือพูดอะไร ต้องการความรวดเร็ว ไม่มีเวลามานั่งคิดหาคำพูด บางครั้งก็มีตัวย่อออกมาโดยไม่รู้ตัว หรือใช้ภาษาวัยรุ่นคุยกับผู้บริหารโดยที่ตัวเองไม่รู้ตัว
9.ลูกน้องคิดเองว่าลูกพี่จะรู้เองได้
ลูกน้องบางคนก็มองหัวหน้าว่า เนื่องจากเป็นหัวหน้า ก็ต้องรู้เรื่องราวของลูกน้อง ทำไมต้องสื่อกันด้วย แต่นี้ไม่รู้หรืออย่างไร จริงๆ แล้วหัวหน้าก็คือคนคนหนึ่ง ซึ่งถ้าไม่มีใครมาบอกอะไร ก็คงจะไม่รู้เหมือนกันว่าเกิดอะไรกันขึ้น ดังนั้นการที่เราต้องการจะให้หัวหน้ารับทราบเรื่องอะไร สิ่งที่ต้องทำก็คือ แจ้งหัวหน้า อย่าคิดไปเองว่าหัวหน้าจะรู้เองได้
10.เรื่องดีไม่พูด พูดแต่เรื่องไม่ดี
ปัญหานี้เกิดขึ้นเยอะในหลายๆ องค์กร เรื่องราวดีที่เกิดขึ้นในองค์กร มักจะไม่ค่อยมีใครสนใจ หรือใส่ใจที่จะบอกต่อ ใครที่ผลงานดี มีความรู้ความสามารถ มักจะไม่ค่อยมีใครใส่ใจ แต่ถ้าเรื่องราวไม่ดีของคนอื่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งข่าวลือแบบฉาวๆ ไม่ดีหน่อย ต่างคนก็ต่างรีบคุย พูดกันสนุกปาก ทั้งที่เรื่องราวอาจไม่เป็นความจริง
11.สื่อสารกันด้วยเทคโนโลยีมากเกินไป
ปัญหาการสื่อสารในองค์กรที่เรามักเจออีกเรื่อง ก็คือ การนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาช่วยสื่อสารกัน ทั้งที่นั่งติดกัน แต่ก็คุยกันทางออนไลน์ตลอดเวลา แทนที่จะหันหน้าคุยกันให้รู้เรื่องในเวลาอันสั้น บางคนนั่งทำงานติดกัน แทบจะไม่เคยคุยกันเลย ทำให้การสื่อสารล้มเหลว สื่อไม่ถึงกันเลย บางครั้งแทนที่ปัญหา หรือเรื่องราวสำคัญขององค์จะจบลง ก็ยังไม่จบสักที
-----------------------------------------------------------------------------------
สนใจบริการดูแลการตลาดออนไลน์ | ทำการตลาดออนไลน์ | ทำกราฟฟิคครบวงจร | สามารถติดต่อเราได้ตลอด | รับสร้างแบรนด์ | รับทำการตลาดออนไลน์ | รับทำแผนการตลาดออนไลน์ | รับสร้างแบรนด์ | รับดูแล Facebook แฟนเพจ | รับดูแล LINE OA สามารถติดต่อเราได้ตลอด 24 ชั่วโมง
รายละเอียดบริการดูแลการตลาดออนไลน์
ตัวอย่าง ผลงานแบรนด์ต่างๆ ที่เราดูแลการตลาดออนไลน์ให้
------------------------------------------------------------------------------------
💙ปรึกษาทีมงานของเรา💙
📱Tel : 0840104252 📱0947805680
สายด่วนออฟฟิศ : 034-900-165 , 02-297-0811 (จันทร์-ศุกร์)
📨 Inbox : http://m.me/ChatStick.TH
┏━━━━━━━━━┓
📲 LINE: @chatstick
┗━━━━━━━━━┛
หรือคลิ๊ก https://goo.gl/KuzCpM
🎉รายละเอียดที่ http://www.chatstickmarket.com/langran
🎉ชมผลงานเราได้ที่ https://www.chatstickmarket.com/portfolio
