ใบลดหนี้ คืออะไร ออกเมื่อไร ยื่นภาษี บันทึกบัญชีอย่างไร❓

ใบลดหนี้ คืออะไร ออกเมื่อไร ยื่นภาษี บันทึกบัญชีอย่างไร❓

📌ใบลดหนี้ คืออะไร

ใบลดหนี้ (Credit note) เป็นเอกสารทั่วไปที่ใช้ในการซื้อขายสินค้า หรือให้บริการ ใบลดหนี้จะเกิดขึ้นเมื่อมีการทำเอกสารออกใบกำกับภาษีให้กับลูกค้า และเกิดปัญหาตามมาไม่ว่าจะเป็นการส่งมอบสินค้าชำรุด การแตกหัก สินค้าไม่เป็นไปตามที่ตกลงกันไว้ ซึ่งเป็นเหตุให้ผู้ซื้อต้องการส่งสินค้าคืนแก่ผู้ขาย ผู้ขายจึงมีหน้าที่ในการลดหนี้ให้กับผู้ซื้อ โดยเอกสารที่ออกให้จะถูกเรียกว่าใบลดหนี้นั่นเอง

📌สาระสำคัญที่ต้องมีในใบลดหนี้

1.คำว่า“ใบลดหนี้”

2.ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบลดหนี้

3.ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ

4.วัน เดือน ปี ที่ออกใบลดหนี้

5.เล่มที่/เลขที่ของใบกำกับภาษีเดิม(ถ้ามี) มูลค่าสินค้าหรือบริการที่แสดงไว้ในใบกำกับภาษีเดิม มูลค่าที่ถูกต้อง ผลต่างของมูลค่าทั้งสอง และจำนวนภาษีที่ต้องคืนสำหรับส่วนต่างนั้น

6.คำอธิบายสั้นๆ ถึงสาเหตุในการออกใบลดหนี้

7.ข้อความอื่นๆที่อธิบดีกำหนด

📌สาเหตุในการออกใบลดหนี้

การออกใบลดหนี้ ทำให้ภาษีขายลดลง แต่ไม่ใช่ว่าอยู่ๆจะออกใบลดหนี้ได้ การออกใบลดหนี้ที่กรมสรรพากรอนุญาตจะต้องเกิดจากสาเหตุดังนี้

(ก) มีการลดราคาสินค้าที่ขายเนื่องจาก

- สินค้าผิดข้อกำหนดที่ตกลงกัน

- สินค้าชำรุดเสียหาย หรือขาดจำนวน

- คำนวณราคาสินค้าผิดพลาดสูงกว่าที่เป็นจริงหรือ

- เนื่องจากเหตุอื่นตามที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด

(ข) มีการลดราคาค่าบริการเนื่องจาก

- ให้บริการผิดข้อกำหนดที่ตกลงกัน

- บริการขาดจำนวน

- คำนวณราคาค่าบริการผิดพลาดสูงกว่าที่เป็นจริง หรือ

- เนื่องจากเหตุอื่นตามที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด

(ค) ได้รับสินค้าที่ขายกลับคืนมาเนื่องจาก

- สินค้าชำรุดบกพร่อง

- ไม่ตรงตามตัวอย่าง

- ไม่ตรงตามคำพรรณนา หรือ

- เนื่องจากเหตุอื่นตามที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด

(ง) ผู้ประกอบการจดทะเบียนมีหน้าที่ต้องจ่ายเงินชดเชยหรือเงินอื่นในลักษณะทำนองเดียวกันให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการตามข้อผูกพันในกฎหมาย

(จ) ผู้ประกอบการจดทะเบียนได้มีการจ่ายคืนเงินจ่ายล่วงหน้าเงินประกัน เงินมัดจำ เงินจอง หรือเงินอื่นที่เรียกเก็บในลักษณะทำนองเดียวกันให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการตามข้อตกลงทางการค้า

(ฉ) มีการคืนสินค้าหรือแลกเปลี่ยนสินค้าตามข้อตกลงทางการค้าระหว่างผู้ประกอบการจดทะเบียนด้วยกัน

(ช) มีการคืนสินค้าหรือแลกเปลี่ยนสินค้าตามข้อตกลงทางการค้าระหว่างผู้ประกอบการจดทะเบียนและผู้ซื้อสินค้า ทั้งนี้ เฉพาะที่กระทำภายในเวลาอันสมควร

(ซ) มีการบอกเลิกสัญญาบริการเนื่องจาก

- การให้บริการบกพร่องหรือ

- ให้บริการผิดข้อกำหนดที่ตกลงกัน

(ฌ) มีการบอกเลิกสัญญาบริการเนื่องจากไม่มีการให้บริการตามสัญญา

📌ใบลดหนี้ที่ถูกต้องตามกรมสรรพากร

สรรพากรได้กำหนดรายละเอียดที่ต้องมีในใบลดหนี้ไว้ โดยใบลดหนี้ต้องมีรายการ ดังต่อไปนี้

- คำว่า “ใบลดหนี้” ในที่ที่เห็นได้เด่นชัด

- ชื่อ ที่อยู่ และเลขที่ประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบลดหนี้ และในกรณีที่ตัวแทนเป็นผู้ออกใบลดหนี้ในนามของผู้ประกอบการจดทะเบียน ให้ระบุชื่อ ที่อยู่และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของตัวแทนนั้นด้วย

- ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ

- วัน เดือน ปี ที่ออกใบลดหนี้

- หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษีเดิมรวมทั้งหมายเลขลำดับของเล่ม(ถ้ามี) มูลค่าของสินค้าหรือบริการที่แสดงไว้ในใบกำกับภาษีดังกล่าวมูลค่าที่ถูกต้องของสินค้าหรือบริการ ผลต่างของจำนวนมูลค่าทั้งสอง และจำนวนภาษีที่ใช้คืนสำหรับส่วนต่างนั้น

- คำอธิบายสั้น ๆ ถึงสาเหตุในการออกใบลดหนี้

📌ใบลดหนี้ ต้องออกเมื่อใด? ยื่นภาษีอย่างไร?

ฝั่งผู้ขายต้องออกใบลดหนี้ และนำไปยื่นภาษีภายในระยะเวลาดังนี้

- ผู้ขายต้องออกใบลดหนี้ และนำยอดVAT ในใบลดหนี้ไปหักยอดภาษีขาย ในเดือนที่เกิดเหตุการณ์อันเป็นสาเหตุให้ออกใบลดหนี้

- แต่หากมีเหตุจำเป็นไม่สามารถออกใบลดหนี้ในเดือนนั้นได้ ก็ให้ออกใบลดหนี้และลดภาษีขาย ในเดือนถัดจากเดือนที่มีเหตุการณ์เกิดขึ้น

- สามารถออกใบลดหนี้ 1 ฉบับ โดยอ้างถึงใบกำกับภาษีเดิมมากกว่า 1 ฉบับได้

ฝั่งผู้ซื้อต้องออกใบลดหนี้ และนำไปยื่นภาษีภายในระยะเวลาดังนี้

- ผู้ซื้อต้องใช้ใบลดหนี้ภายใน “เดือนที่ได้รับ” เท่านั้น ไม่สามารถใช้ข้ามเดือนได้

- กล่าวคือ ผู้ซื้อจะต้องนำยอด VAT ในใบลดหนี้ไปหักออกจากภาษีซื้อของตนใน “เดือนที่ได้รับ” ใบลดหนี้เท่านั้น

📌ใบลดหนี้ใช้ได้กี่เดือน? ใบลดหนี้ใช้ข้ามเดือนได้หรือไม่?

ผู้ซื้อสามารถนำใบลดหนี้มาใช้ลดภาษีซื้อได้เพียงแค่ภายในเดือนที่ได้รับใบลดหนี้เท่านั้น ไม่สามารถใช้ใบลดหนี้ข้ามเดือนได้

ระวัง! ไม่เหมือนกับภาษีซื้อจากใบกำกับภาษีปกติ ที่สามารถนำไปใช้ได้ไม่เกิน 6 เดือนนับจากเดือนที่ระบุในใบกำกับภาษี

📌ใบลดหนี้ บันทึกบัญชีอย่างไร?

ฝั่งผู้ขายบันทึกบัญชีใบลดหนี้ ดังนี้

การบันทึกบัญชีตั้งหนี้

Dr. ลูกหนี้การค้า

Cr. รายได้

Cr. ภาษีขายยังไม่ถึงกำหนด

การบันทึกบัญชีลดหนี้

Dr. รายได้

Dr. ภาษีขายยังไม่ถึงกำหนด

Cr. ลูกหนี้การค้า

ฝั่งผู้ซื้อบันทึกบัญชีใบลดหนี้ ดังนี้

การบันทึกบัญชีตั้งหนี้

Dr. ซื้อหรือสินค้าคงเหลือ / ค่าใช้จ่าย

Dr. ภาษีซื้อยังไม่ถึงกำหนด

Cr. เจ้าหนี้การค้า

การบันทึกบัญชีลดหนี้

Dr. เจ้าหนี้การค้า

Cr. ซื้อหรือสินค้าคงเหลือ / ค่าใช้จ่าย

Cr. ภาษีซื้อยังไม่ถึงกำหนด

📌ใบลดหนี้หาย...ต้องทำอย่างไร?

การออกใบแทนใบลดหนี้ หากใบลดหนี้ สูญหาย ถูกทำลาย หรือชำรุดในสาระสำคัญ ผู้ซื้อสามารถร้องขอให้ผู้ขายออกใบแทนใบลดหนี้ให้ได้

โดยผู้ขายสามารถออกใบแทนใบลดหนี้ได้โดยถ่ายสำเนาใบลดหนี้ และบันทึกรายการดังนี้ ลงในภาพถ่ายหรือด้านหลังของภาพถ่าย และด้านหลังสำเนาใบลดหนี้ ให้บันทึกรายการ

- ใบแทนออกให้ครั้งที่

- วัน เดือน ปีที่ออกใบแทน

- คำอธิบายย่อ ๆ สาเหตุการออกใบแทน

- ลงลายชื่อของผู้ออกใบแทน

และผู้ขายต้องบันทึกรายการการออกใบแทนในรายงานภาษีขาย ในเดือนที่มีการออกใบแทน โดยระบุชื่อผู้ซื้อ เลขที่/เล่มที่ วันที่ของใบลดหนี้ที่ได้มีการออกใบแทน